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Chat und Apps im Überblick
In basebox gibt es zwei Wege, mit der KI zu arbeiten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob Sie spontan etwas fragen oder eine Aufgabe dauerhaft festhalten möchten.
Chat
Ihr direkter Gesprächspartner mit der KI – wie ein Assistent, mit dem Sie sofort sprechen können. Sie stellen eine Frage, die KI antwortet.
Apps
Spezialisierte KI-Werkzeuge, die Sie für eine bestimmte Aufgabe einrichten – maßgeschneiderte Assistenten für einzelne Bereiche. Zum Beispiel ein „Vertrags-Analyzer", ein „Meeting-Zusammenfasser" oder das „Handbuch eines Geräts".
Wann verwende ich was?
Chat verwenden für:
- Einmalige Fragen – „Was steht in diesem Vertrag?"
- Schnelle Dokumentenanalyse – ein PDF hochladen und Fragen dazu stellen
- Spontane Recherchen – „Erkläre mir das Konzept XY"
- Experimentieren – verschiedene Prompts ausprobieren
Apps verwenden für:
- Wiederkehrende Aufgaben – jeden Monat die gleiche Art von Analyse
- Team-Workflows – Kollegen nutzen dieselbe App
- Strukturierte Prozesse – feste Abläufe mit mehreren Schritten
- Große Dokumente – komplexe Analysen mit eigener Wissensbasis
- Bewährte Prompts aufbewahren – ein einmal formulierter Prompt, den Sie immer wieder abrufen, statt ihn neu zu schreiben
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| Chat | Apps | |
|---|---|---|
| Einstieg | sofort verfügbar | Einrichtung erforderlich |
| Nutzungsart | spontan | strukturierte Prozesse |
| Wiederverwendung | einmaliges Gespräch | dauerhaft wiederverwendbar |
| Sichtbarkeit | nur für Sie | im Team teilbar |
Entscheidungshilfe mit Beispielen
Nutzen Sie den Chat, wenn Sie denken:
- „Ich habe eine schnelle Frage zu diesem Dokument."
- „Kann die KI mir das mal eben erklären?"
- „Ich probiere gerade etwas aus."
Erstellen Sie eine App, wenn Sie denken:
- „Das mache ich jeden Monat mit neuen Daten."
- „Mein Team braucht das auch."
- „Ich will immer die gleichen Schritte durchlaufen."
Hinweis
Sie müssen sich nicht dauerhaft entscheiden. Vieles lässt sich zuerst im Chat ausprobieren und später als App festhalten, wenn sich zeigt, dass Sie es regelmäßig brauchen.
Apps als Prompt Library
Eine App muss keine eigenen Dokumente und keine Konnektoren haben. Lassen Sie beides weg, besteht sie im Kern nur aus den hinterlegten App-Anweisungen – also aus einem einmal formulierten, bewährten Prompt.
Damit wird Ihre App-Übersicht zu einer Prompt Library: einer Sammlung gespeicherter Prompt-Vorlagen, die Sie jederzeit wieder abrufen, statt sie neu zu schreiben. Da Apps im Team geteilt werden können, greifen auch Ihre Kolleginnen und Kollegen auf dieselben geprüften Formulierungen zu.
Typische Fälle:
- ein Standardprompt für Protokoll-Zusammenfassungen
- eine geprüfte Formulierung für wiederkehrende Antwortschreiben
- ein Analyseraster, das immer gleich angewendet werden soll
Ein separates Prompt-Library-Feature gibt es in basebox nicht – diese Aufgabe übernehmen Apps. Die Einrichtung dauert wenige Minuten: Neue App erstellen.
Wie erstelle ich eine App?
Wenn Sie sich für eine App entschieden haben: Öffnen Sie in der Seitenleiste Apps. Auf der Seite „Alle Apps" klicken Sie oben rechts auf „+ Neue App erstellen". Die vollständige Anleitung finden Sie unter Neue App erstellen.
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